Jak šetřit místem

Poštovní schránka, kterou u nás máte k dispozici, je sice velká, nikoli však bezedná. Když se zaplní, server přestane přijímat novou poštu – přijaté dopisy se odesílatelům vrátí a vy o ně můžete nenávratně přijít. Nečekejte, až se to stane. Udržovat schránku v rozumné velikosti je otázka pár minut jednou za čas.

Co dělat pravidelně

1. Přesouvejte starší poštu do místních složek. Hlavní výhodou dopisů uložených na serveru je, že jsou přístupné odkudkoli. Takovou dostupnost ale zpravidla nepotřebujete dlouhodobě – po čase se dopisy stávají archivními. Poštovní programy umí pracovat i s místními složkami uloženými na disku vašeho počítače. Starší korespondenci (zejména objemnější dopisy s přílohami) proto přesouvejte do místních složek, aby zbytečně nezabírala místo na serveru. Návod pro Thunderbird najdete v kapitole Thunderbird – složky.

2. Mažte nepotřebné dopisy. Valná většina přicházející korespondence neobsahuje informace trvalé hodnoty a mnoho dopisů je vyloženě k ničemu (nevyžádané komerční nabídky apod.). Neváhejte s jejich mazáním.

3. Dopisy odstraňujte, nejen označujte za smazané. Mnohé poštovní programy (v závislosti na své konfiguraci) smazané dopisy neodstraňují, ale pouze označí jako vymazané, nebo přesunou do složky sloužící jako odpadkový koš. Nezapomínejte je skutečně odstranit (případně vhodně nastavte chování svého pošťáka, aby tak činil rovnou).

Jak zjistit aktuální stav zaplnění schránky

Nejjednodušší cestou ke zjištění, kolik místa zabírá vaše korespondence, je přihlásit se do webmailu. V něm se vlevo nad seznamem složek zobrazuje aktuální spotřeba diskového prostoru.

Pokud používáte Thunderbird, využití diskového prostoru vidíte vpravo dole na stavové liště.

Zobrazovaná spotřeba místa je globální. Týká se celé vaší schránky, nikoli jen zobrazené složky dopisů.

Zálohování místních složek na externí médium

Jakmile přesunete poštu do místních složek, leží pouze na disku vašeho počítače – na serveru už její kopie není. Proto ji doporučujeme zazálohovat, ať už kvůli havárii disku, nebo kvůli přechodu na jiný počítač. Postupujte podle následujících kroků.

1. Přesuňte poštu ze serveru do místních složek

Nejjednodušší je přesunout celou složku (nebo vybrané dopisy) přes kontextovou nabídku: klikněte pravým tlačítkem na složku či označené dopisy v emailovém účtu a zvolte Přesunout do → Místní složky.

Pozor na rozdíl oproti volbě Kopírovat do: kopírování ponechá originál na serveru, takže by se místo ve schránce neuvolnilo, dokud dopisy zvlášť nesmažete. Chcete-li uvolnit místo, použijte Přesunout do.

Počkejte, až se přesun dokončí – u velkého množství pošty to může chvíli trvat.

2. Najděte místní složky na disku

Thunderbird ukládá místní složky ve svém profilu. Cestu k němu zjistíte takto:

• V Thunderbirdu otevřete Nastavení účtu → Místní složky a přečtěte si hodnotu Místní adresář. To je složka, kde vaše místní pošta fyzicky leží.
• Alternativně použijte Nápověda → Technické informace a u položky Složka s profilem klikněte na tlačítko Otevřít.

Typické umístění profilu:

• Windows: C:\Users\<jméno>\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\<profil>\Mail\Local Folders
• macOS: ~/Library/Thunderbird/Profiles/<profil>/Mail/Local Folders
• Linux: ~/.thunderbird/<profil>/Mail/Local Folders

Pro zálohu stačí zkopírovat celou složku Local Folders, čímž máte jistotu, že nic nevynecháte.

Tip: Před kopírováním Thunderbird raději ukončete, aby nebyly některé soubory otevřené a záloha byla konzistentní.

3. Zkopírujte složky na externí médium

Zkopírujte celou složku Local Folders na externí disk či USB flash disk běžným způsobem.

Zálohujte raději na dvě různá média. Jedna kopie není záloha – pokud selže jediné médium, přijdete o vše. Ideální je jedno externí médium v kanceláři a druhé na jiném místě (například doma).

4. Ověřte zálohu

Otevřete zkopírovanou složku na externím médiu a zkontrolujte, že soubory mají nenulovou velikost a velikostí odpovídají originálu. Pokud chcete mít úplnou jistotu, zkuste zálohu obnovit na jiném počítači (viz níže) a ověřte, že se dopisy zobrazí.

5. Uvolněte místo na serveru (a případně i na disku)

Použili-li jste v kroku 1 volbu Přesunout do, byly dopisy ze serveru odstraněny už samotným přesunem – místo ve schránce se tedy uvolnilo okamžitě. Přesun někdy ponechá kopii dopisů ve složce Koš, proto ji vyprázdněte.

Pokud jste místo přesunu poštu na server jen zkopírovali, smažte teď původní dopisy ze složek na serveru a rovněž vyprázdněte koš. Teprve tím se místo uvolní.

Místní složky si na počítači ponechte, dokud je potřebujete; pokud je momentálně nepotřebujete a máte spolehlivou zálohu, můžete je z počítače rovněž odstranit.

Obnovení zálohy / přechod na nový počítač

Na novém počítači nainstalujte poštovního klienta, zjistěte cestu k jeho profilu (viz krok 2) a při zavřeném programu do něj nakopírujte zálohovanou složku Local Folders. Po spuštění klienta se místní složky objeví i s dopisy.